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我的项目管理往哪里去?

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大多数组织都采用某种形式的项目管理。挑战在于弄清楚“这里”在哪里。组织在不创建新的重要管理层的情况下就如何将PM集成到层次结构中进行了争论。

今日项目经理 通过其PMO和项目管理与组织接触,以探索如何在组织内有效地整合项目管理。

Eversheds-Sutherland(一家国际法律排名前15位)的项目管理办公室经理Jack Lewis表示,项目经理直接向PMO报告,而PMO直接向CIO报告。

他说,报告结构适用于内部人员,但外部承包商有时会受到挑战。他说,一些最重大的挑战之所以出现,是因为外部项目经理认为他们得到了CIO的支持。

Michelle Venezia是罗切斯特大学医学中心项目组合办公室的主任。她说,向她的办公室报告的15个以上项目经理分布在整个组织中(除了10个没有头衔,而是管理项目的项目经理之外)。

她说,只有核心团队成员直接向她报告,而高度专业化的项目经理则专注于他们的专业和职能组织。投资组合办公室向首席技术官报告。

“目的是确保与IT战略保持一致&企业体系结构,并报告到一个以企业观点为中心的中立领导链。”

一家大型全国性医疗保险公司的高级技术项目经理Kathy Shives说,她的组织比同龄人的组织要扁平得多。 “每个部门的项目经理都会向该部门的高级经理汇报。

Scrum主管和敏捷团队成员以虚线向分配给他们的项目的项目经理报告给其部门的经理。”她说组织分散。

“每个部门在单独的报告链中向一个PMO进行报告,但是实际的PMO除了报告,风险和问题外几乎没有权限。”至于PMO向谁报告,取决于其文化水平。

“ PMO的高级经理直接向组织负责人汇报。”她说,这是因为高级PMO经理“比部门高级经理拥有更高的权限,部门高级经理向董事报告,而董事又向组织负责人报告。”

爱立信公司服务交付高级副总裁Phillip Long是数字服务业务领域的交付负责人。他说,他们的六个项目经理向一个项目管理办公室汇报。

他解释说,项目经理向PMO负责人报告,然后由PMO负责人向他报告。 “我们的基于项目的交付团队由PM,架构师,工程师,部署专家,培训师和集成测试团队组成。所有这些功能都由我担任交付负责人。”

他说,这可以回溯到爱立信对以项目为中心的环境的需求。他说,这是“围绕以项目为中心的交付模型的整合策略。我也保持下午’在PMO中关注职业发展和增长。”

尽管Long是执行官,但对项目管理社区并不陌生。 “作为交付负责人,我认为拥有强大的PM背景非常重要。它对我很好。我们继续面临的最大问题是范围控制和价值管理。”

他还认为,他需要知道他们为客户提供的服务。他说,他需要在流程的早期就听取项目经理的意见,因为“更容易尽早地参与售前流程,并在工作量估算和执行阶段进行工作。”

由于交付负责人拥有所有面向客户的项目/程序,因此’“流程所有权”来自他的办公室很重要。

Scott D. Gedicks是位于硅谷的一家大型技术公司的PMO负责人,他的下属有23个项目经理。他说,分散的模型很重要,因为他们需要与技术人员一起工作。

“我们在地区设有PMO负责人,以使我们的团队规模缩小,并与合作的技术团队保持更紧密的联系。

“在我们的世界中,由于我们经常练习敏捷方法,因此PM通常是Scrum的主人,但是由于我们正在教导客户(专业服务)如何使用我们的产品,因此我们经常需要适应他们的习惯以进行项目交付。我们的R&D团队具有独立的结构,通常不认为自己是PMO。”

他指出,就在最近,他们已经改变了其治理结构。 “ PMO向区域主任报告–目前在美洲分为3个团队–然后最终向美洲服务副总裁报告。

仅在几周前,PMO是一个筒仓,PMO主任向地理区域服务副总裁汇报了–美洲。我们进行了更改,以便能够更快地做出响应,并使决策更加接近工作。”

Shives认为,组织扁平化(层数较少)的概念可以在行政级别提供更高的可见性。 “问题在于,项目所面临的问题需要经过如此多的管理级别,组织的C级可能永远看不到真实的面貌。

每年都有跳过级别的会议,但这仍然只能将项目经理提升到一个级别,通常不足以起到任何作用。”她说“只有最关键的信息才能到达顶部。”

另一方面,Venezia表示,她的组织拥有广泛的治理,可确保更高级别的高层管理人员可见度。 “我们拥有先进的治理结构,由六个不同的咨询委员会组成,分为主要运营重点领域:数据&分析,临床,收入周期,提供商,业务系统和体系结构审查委员会。

“架构审查委员会内部集中在IT领域,专注于遵守企业架构标准。其他委员会由医疗中心的执行领导主持,重点关注所有IT工作的优先级,批准和监督-确保我们正在研究具有最大业务影响和战略重点的项目。我们还每月举行一次CIO投资组合审查,重点是整个IT投资组合的运行状况。”

她还指出,使用自适应模型,瀑布模型还是混合模型来构建项目都没有关系。治理是与方法论无关的。如果项目利用IT资源,则它将接受治理监督。

“重要的是要注意,治理的作用主要是投资组合管理。我们没有严格的瀑布批准程序。项目中有高级别的检查点,但是治理重点是范围界定/计划和上线。实施阶段允许迭代的开发周期。”

Long在类似的环境中,从上到下查看它。 “我们拥有一个结构化的治理模型,该模型具有标准化的报告,并且在过去两年中进行了修改和调整。它’相当全面。我们通过代表收入价值,完成时的估计,完成时的估计以及由此得出的财务数据来每月对收入值进行真实地计算。我们的收入确认基于工时模型”。

朗说他的观点很详细。 “每周都会为我提供状态,风险,人员,时间表,里程碑,机会,重点和收入/利润财务状况。我们每周都会深入研究项目的状态。”

他说,敏捷团队提供的信息还不够广泛。 “ PMO的范围不仅仅是开发领域。一世’m在高层也很透明。在开发区域内,您会注意到一些活动。他们不太愿意对事情的进展情况完全开放。即使是路线图也保密。”

在Gedicks的世界中,有很多共同的元素。 “我们使用一套标准的项目状态报告,项目仪表板,每周的升级会议和项目治理会议(内部和面向客户)。我们向领导层提供高级摘要,如果领导层确实想深入了解某个特定主题的更多细节,则将细节附加或链接在一起。与每位高管会面是平衡的举动’的个人风格和期望。”

刘易斯指出,这不仅仅意味着向执行团队提供信息。问题之一是消费。 “项目组合的完整详细状态交给了CIO。 [CIO]选择与执行委员会分享的内容。大多数风险和问题数据可供CIO使用,但通常不使用,因此在执行委员会级别尚不知道。整个项目组合的项目级别进度将共享给CIO和执行委员会级别。”

这种脱节远非理想。他说:“ CIO并不完全了解项目管理中涉及的内容,因此不理解为成功地将项目按时,按预算完成所需要做的事情。 [PM]流程由CIO及其直接报告视为间接功能。

“此外,由于缺乏了解,CIO始终同意将项目添加到项目组合中,而不会更改项目组合中先前批准的项目的时间表或时间表。”

对于所有这些专家,问题仍然是:“我们从这里去哪里?”

Gedicks说:“ PM的角色需要迅速适应才能保持相关性并为组织提供独特的价值。”

“我个人的观点是,项目经理将是更高层次的资源,在项目选择,制定章程,管理投资组合中的风险或部分风险方面将更具战略性。我认为随着我们能够以更快的速度交付解决方案的速度,我们需要重新关注我们如何管理项目的全局–而不会陷入现在如此迅速地移动的细节中,几乎不可能一直被告知。”

刘易斯认为,项目管理角色将朝着更加以实现和客户为中心的方向迁移。 “ PM的工作必须专注于实施活动,重点是针对最终用户的推出,沟通和培训。

“重点放在解决方案选择过程上–力求确保组织中引入的解决方案遵守既定的安全和技术标准。在路线图计划,项目组合管理/计划,技术人员技能计划/教育,资源计划和供应商关系方面,PM功能将需要更具战略性。”

威尼斯表示,对于项目经理和PMO来说,这是一个好消息/坏消息的未来。随着项目管理需求的增长,我相信组织将把项目管理职责分配给更多没有传统PM背景和认证的人员。他们将聘请主题专家和技术负责人,并要求他们监督其学科内的项目。

“作为PMO,我们需要建立培训和工具集,以装备非传统的PM,以支持他们执行项目。”

她对这些转变将使项目管理具有更高的知名度感到乐观。 “随着重点转移到战略执行上,我相信PMO将会扩大,以在高管决策层中占据更大的席位。”

希夫斯(Shives)建议,在席位就位之前,组织无法赢得胜利。 “如果没有决策者的参与,项目管理就无法有效。组织需要决定是否要专注于建立强大的职能团队或交付出色的项目。

“拥有强大的项目经理可以为特定项目建立强大的团队,这样总是会更加有效。虽然职能团队可以支持较小的较短项目,但是,一个有计划的组织可以更好地交付大型的全职项目。”

长久充满希望,但令人担忧。 “我最大的担心是PMO的监督水平已达到顶峰。一世’多年来一直在努力使PMO达到企业级别,但几乎没有成功。”

“这并不像您从别人那里听到的那样乐观,尽管’很明显,计划监督已显着改善,并且在高级管理人员的心中,他们’不愿意承担更高级别的项目管理责任,也不希望影响到执行管理团队的董事会。 Long补充说,该领域的成熟度堪称典范,但我仍然认为它在最高层次上的影响力有些不足。

尽管Long相信数据已经存在,但他担心项目管理可能已经在组织中间达到顶峰,而不是高层。 “我相信我们’重新有点卡住。我们’我们已经生成了大量的证明点和数据来支持向组织的更高层次发展。只是不确定’将会发生。”

Carl Pritchard,PMP®,PMI-RMP®是当今美国项目经理的通讯员。 

他是七本项目管理教科书的作者,并在全球教授项目管理,重点是风险和沟通。他欢迎您的评论和见解 [email protected]

 

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