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PMO面临的主要挑战以及如何解决它们

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项目管理办公室(PMO)经常与阻碍稳定绩效的挑战作斗争-尤其是对它们所发挥的关键作用的理解不足。

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根据 最近的统计, 例如:

  • 只有58%的组织完全了解项目管理的价值
  • 42%的人抵制变革,并拒绝采用新的项目管理方法
  • 41%的人说,他们最大的挑战是证明PMO所代表的增值

但是,值得注意的是,80%的高性能组织都设有项目管理办公室。

作为关键标准和最佳实践的持有者,当今的PMO幸运地获得了专用于以协作,更高的清晰度,效率和生产力来获得工具和策略的工具和策略。 远程工作 环境。

在本文中,我们探讨了项目经理和PMO面临的一些最大挑战-以及与之应对的一些建议解决方案。

资源管理:仍然是最艰巨的项目管理挑战之一

根据今年PMXPO活动期间进行的一项调查,资源管理仍然是 最大的挑战 各种规模的PMO都在战斗。实际上,在计划和分配每个项目周期的方式时,您可能会定期寻找以最少的资源来最大化效率的方法。

PMO围绕资源管理的一些最大挑战包括:

  • 充分规划或衡量投资回报率
  • 提前预测项目交付的差距或冲突
  • 避免由于对团队工作负载缺乏可视性而导致的资源过度分配

随着分散的工人和其他资源变得越来越困难,应对此类困难变得更加困难。为了有效地管理资源,而不论其行业或项目范围如何,您都需要对目标有透彻的了解,并需要透明地了解容量。

资源管理解决方案

由于最大限度地减少资源浪费和延迟通常围绕及时订购物料,准确的预算计划以及人员的协调,计划和管理,您可以通过以下方式获得更好的结果:

  • 开发和实施标准化的资源分配报告系统
  • 通过更专注于在计划阶段改进资源预测
    • 明确项目范围
    • 探索潜在风险
    • 为不可预见的成本或项目限制做准备
  • 通过调用具有多种技能的人员来利用未充分利用的资源,例如,处理溢出任务

控制项目生命周期和目标的最有效方法之一是使用软件提供的实时概述。

例如,不仅像MindManager这样的平台在可视化管理项目资源方面提供了巨大帮助,它还使您可以快速查看潜在的工作流程瓶颈和障碍并采取行动。软件利用率不仅可以加快项目执行速度,还可以改善协作能力–当团队进行远程工作时,这是一大优势。

令人惊讶的是,在英国这样的地方,软件的采用率仍然相对较低 刚超过一半 (56%)的中小企业依靠项目管理软件。对于确实利用的公司 时间跟踪 (24%)和 任务管理 据Capterra称(13%)是两个最受欢迎的功能。

另外3个PMO挑战

除了欠理想的资源管理外,统计数据还指出了PMO中项目失败的其他几个主要原因,包括:

  • 需求收集不准确(35%)
  • 项目目标的变化(37%)
  • 沟通不佳(29%)

接下来,让我们简要地探讨每一个项目管理挑战。

1.不准确的需求收集

了解利益相关者的需求以及您打算交付的内容对于项目成功至关重要。可悲的是,太多的项目破土动工,仅附带了最简短的需求概述–由于这些需求没有被完全理解,因此增加了他们解散的风险。

需求收集的常见监督包括:

  • 根据以前的项目做出假设
  • 没有根据必须与可能或可能的需要区分和优先考虑利益相关者的需求
  • 未能创建一组明确的商定项目要求

当今的远程工作环境明显缺乏面对面的时间。这意味着我们比以往任何时候都更有可能错过重要的交流线索,这些交流线索可能会帮助我们在共享项目中充实重点和背景,同时又能确保相互理解。

明确利益相关者的要求至关重要

为了克服与不正确的需求收集相关的一些PMO挑战,从一开始就让关键用户参与进来并考虑以下几点很重要:

  • 准备并提出主要问题,以更好地了解项目特定要求
  • 通过确保这些要求明确,可衡量,已达成共识,切合实际且受时间轴驱动,将这些要求转换为SMART术语
  • 在任何新项目开始之前创建并共享详细的需求说明

客户,赞助商和利益相关者需要就以下事实达成一致并签字 只要 声明中概述的是要交付的内容。根据项目范围,您甚至可能想要创建一个原型来帮助阐明,确认或完善其需求。

2.项目目标的变化

项目经理和PMO投入大量时间 规划 围绕项目目标,以确保在情况允许的情况下取得成功。但是,有时候,股东和内部团队似乎会花费相同的时间来更改工作范围,部署过程或项目目标本身。

变更是项目管理的必然部分。尽管许多修订从长远来看是有益的,但在短期内却可能会带来问题,而不会 敏捷方法 项目计划和执行。

不幸的是,据COVID称,突然转向远程工作只会加剧管理敏捷团队的挑战。 麦肯锡,尤其是在以下方面:

  • 即时通讯
  • 简化问题解决
  • 快节奏的决策

远程工作也更有可能降低效率和凝聚力,这对于成功进行项目管理至关重要。

有效地管理变更

好消息是,您不必使用专用的敏捷工具即可在面对变化时保持灵活性。您只需要一个结构合理的 更换管理层 有效处理变更发生的过程和策略。

基本的变更管理流程可能看起来像这样:

  • 您收到赞助商的正式项目变更请求
  • 您可以评估所需的材料,工时,许可和其他资源
  • 您评估对预算,计划,可交付成果和质量保证的影响
  • 您介绍您的发现,然后等待批准您的建议,然后再执行

但是,为了有效地执行这样的过程,您应该考虑使用变更请求模板,清单和 工艺图 引导股东和团队成员完成相关步骤。

您还应该准备与您的团队沟通,他们的个人角色可能需要更改并根据任何修改发挥作用–使自己随时可以处理他们的问题或挣扎。

3.沟通不畅

对于任何PMO而言,最大的项目管理挑战之一是如何使发起人和团队保持一致并保持联系,以便能够按时交付结果。

沟通不畅会导致双方的项目成果不佳,包括:

  • 缺乏或有限的买入和承诺
  • 关于期望或目标的误解
  • 团队朝着不同的方向前进
  • 冲突和截止日期
  • 生产率降低,导致时间和成本超支

项目经理沟通不足(例如,节省时间或避免冲突)或沟通过度(以弥补缺乏实际或地理上的亲近关系)的情况并不少见,从而导致效率,参与度或两者兼而有之。

您需要的是一种解决并在团队问题和利益相关者需求之间建立桥梁的方法–尤其是在出现障碍或需要进行更改时。

改善项目沟通

以下是一些推荐的解决方案 改善项目沟通,尤其是在远程工作环境中。

与利益相关者适当地检查。确保您的交流方式符合您要向之报告的人员的需求。例如,您可以在此过程的早期通过电子邮件发送简短的调查表,以了解:

  • 沟通方式有什么用
  • 什么无效
  • 您可以做些什么来改善您的整体沟通

项目的规模和持续时间将有助于确定与赞助商签到的频率和范围。

使项目团队成员能够代表您进行交流。您的团队中是否有人比您更有资格讨论产品或过程的优点?

不要害怕将您的利益相关者沟通的某些方面委派给具有专业知识或地理位置的项目成员,以更好地为赞助商或客户服务。例如,对于附近的人来说,与远程利益相关者进行互动并回答他们的问题或担忧可能会更容易,更高效。

利用协作项目平台。无论您使用的是Microsoft Teams之类的交流平台还是MindManager之类的可视化绘图平台,协作方式都可以确保您与项目所涉及的所有人之间的交流更加顺畅。

例如,MindManager软件不仅可以通过从上到下的方式最好地分配您的时间和精力来帮助您从开始到执行,还可以让与您一起工作的人员快速而可靠地共享项目信息。

还应该记住适当的计划,尤其是 视觉规划 –可以克服PMO在远程监督工作团队时面临的许多项目管理挑战。

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