思想领袖

在项目管理实践中使用的三项经常被忽视的软技能  

成功的项目管理要求您在各种硬技术和软技能上表现出色。经常引用的硬技能包括预测,报告和计划。软技能包括领导能力,沟通能力和团队合作精神。通常,更容易知道何时将硬技能应用到特定且可衡量的任务中。

尽管如此,在项目论坛和一般性讨论中,软技能的覆盖率似乎要低得多。因此,我试图扩展三种经常被忽视的软技能,您需要熟练掌握这些软技能才能在项目环境中蓬勃发展。

弹性

您团队的应变能力反映了其处理可能影响其目标的内部或外部因素的能力。这些因素的差异很大,从团队资源配置水平到辅助团队的可用性。

尽管不可能详尽列出所有因素,但图1试图强调一些可能影响项目团队应变能力的关键因素。

图1.影响项目团队应变能力的因素。

项目团队的应变能力

根据个人经验,我想对以下三个因素进行评论。

  • 个人的应变能力很重要,因为员工的倦怠会对团队绩效产生重大影响。拥有个人导师并建立良好的工作与生活平衡特别有用。
  • 项目文档对于向利益相关者进行简报至关重要,尤其是在项目人员流动率很高的情况下。拥有最新的项目文档(例如,项目启动文档)可以大大简化新员工向您项目的过渡。
  • 有效使用辅助团队可以改善结果。例如,在我之前的工作中,我与技术团队保持联系,以审查风险和方法声明,然后再将其提交给工程经理。这有助于降低决策风险并提高文档的批准率。因此,重要的是要注意可以争取到支持的不同辅助团队。

个人品牌

您的个人品牌与自我意识密切相关。全面的介绍涵盖了您的着装,专业知识,专业精神和抱负水平。

建立个人品牌始于与自己进行公开坦诚的对话。你的兴趣是什么?您的主要优势是什么?您想爬多高的公司阶梯?重要的是不要忘记您的个人品牌需要与组织的品牌相称。因此,您还应该问诸如“我如何在日常工作中体现组织的价值观?”之类的问题。

您可以提出几个问题,但是示例答案(表1)可以帮助您开始进行对话。

表1.构筑个人品牌的示例答案。

样本答案

 

我的野心水平是多少?

 

级别:项目经理

部门:公共部门

行业:健康

项目类型:资本项目,服务改善项目

 

我在工作中穿什么衣服? 日常:智能业务

与客户:精明的业务

 

 

我的主要技能和知识是什么?

 

专业知识:组织项目管理流程

专家技能:变革管理,领导力

 

 

定义您的独特卖点最终可以吸引其他人,成为您的首选,并默契地将您提升为您所在专家领域的顾问地位,从而带给您专业(甚至是有酬)工作组合。

政治机敏

政治上精明的项目经理认识到,项目在具有政治约束的环境中运作,通常会影响拥有既得利益的多个利益相关者。我喜欢将这些利益相关者称为“团队内部团队”,因为尽管该项目通常是同一宿主组织的一部分,但他们的不同目标却可以通过项目的实施来发现。

以我的经验,“团队中的团队”的两个关键组会对您的项目结果产生负面影响:

  • 那些与项目的目标截然相反的人,他们充当项目的阻碍者,试图将项目停在正轨
  • 那些目标与项目一致的人,将寻求将项目作为实现自身目标的手段,从而增加项目成本,范围和期限。

在北爱尔兰一家医院担任管理培训生时,我遇到了第一个小组的例子。医院正在实施由顾问医生支持的新的外科转诊途径。但是,这种新的工作方式将为内部反对新系统的内部行政部门(“团队中的团队”)重新配置工作负载。

第二组的出现在我参与的设备安装项目中显而易见。该项目需要大量的基础设施投资才能继续进行,并使其他一些利益相关者受益。因此,在考虑了其他一些捐助者的情况下,随后进行了有关筹资途径的审议,包括对这个首屈一指的成本单一项目的辩论。

对于第1组团队,关键在于管理期望,监控收益并尽可能减轻项目的影响。可以与第2组团队合作,他们将您的项目视为机会,可以与他们进行谈判,以达成公平公正的解决方案,以反映他们对项目成本/范围/工期的影响。

概要

总而言之,多管齐下的方法可以极大地增强团队的应变能力。勾选框练习可能无法完全反映您团队的独特性,但是,以上介绍的想法是一个很好的起点。

其次,从服装标准到项目管理风格,积极管理自己的个人品牌。投资自己会在时间问题上分红。最后,请警惕项目中发生的政治阴谋。

主动确定目标与您的项目一致或不一致的“团队内部的团队”。无论哪种方式,都可能需要在变更周期中管理其影响力。

关于作者:

阿里(Ali)最近在伦敦埃森(Essentia)和盖伊(St Thomas)的NHS基金会信托基金(National Foundation Trust)完成了研究生发展计划。在该计划期间,Ali完成了项目管理学徒制,同时获得了为其NHS Trust提供资本项目的经验。

阿里·拉扎(Ali Raza)
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