如何

和谐车间之声

ideas collaboration meeting

举办研讨会可能是令人兴奋而又令人生畏的前景。通常认为,您作为主持人将拥有解决世界问题的所有答案。这远非现实。

它是具有公司内经验和专业知识的参与者。创建生产环境以使他们能够提出解决方案是您的工作。

想像自己是乐团的指挥,协调所有乐器一起愉快地演奏。本文提供了有关创建,交付和使研讨会成功的关键考虑因素。

车间

处理

所有参与者均应明确目标。出于各种原因,可以使用研讨会,从创建目标运营模型到详细制定沟通计划。无论目的是什么,从一开始就必须清楚并理解。

您想要的最后一件事是让您的交响乐团首先问他们为什么在那儿。

议程应集中于实现讲习班的目标。在商定议程之前,必须先考虑人员,可用的时间以及各种选择。我曾经举办过一个研讨会,评估技术解决方案对个人的影响。

我使用excel创建了一个复杂的影响评估。研讨会上的大部分时间都花在解释其工作方式上,而不是专心于会议目标。如果我以前测试过该活动,那么我会意识到它不适合听众。我应该使用更加直观的利益相关者评估,例如Rainbow图(Chevalier和Buckles,2008)。这样会使人们专注于目标,而不是新活动。

车间前的另一个考虑是发送带有议程的阅读材料。音乐会的广告为听众定下了基调。有关行业内新趋势和技术的文章可以帮助人们思考工作泡沫之外的生活。

包括状态更新和到目前为止已完成工作的概述。这样可以确保研讨会不会被视为真空状态,并可以使参与者跟上进度。

顶端提示–项目发起人应发出议程,进行预读并向您介绍主持人。这将增加研讨会的可信度,并表达其对公司的重要性。

听起来似乎很明显,但是您需要确保研讨会中包括了正确的人员。乐器需要反映您要创作的音乐作品。如果成员太老而无法完全理解某项技术,或者成员太老而无法做出关键决策,就会出现问题。可能需要在业务职能,资历或专业水平之间进行代表。

我参加了与高级领导者举行的研讨会,讨论如何简化流程。没有参与者定期与流程互动,因此无法说出是否有可能进行更改。或者,可能发生这样一种情况,即与流程互动的人可能担心对其进行更改。准备挑战假设并激发改善工作方式的动力。

角色可以创造或破坏工作坊环境,花时间了解谁会参加。一个人在组织中的职位及其动机将影响他们对讨论的贡献。

以我的经验,如果调解人在问题发生之前就意识到这些潜在的人为冲突,则可以对其进行处理。如果有分歧,协调人应迅速采取行动,使小组重新集中精力于研讨会的目标。

在研讨会之前与参与者合作,以了解和解决潜在问题。活页乐谱中的错误可能会破坏当天的演奏。我当时正计划举办一个新产品发布会的研讨会,并得知某些有影响力的参与者可能对该产品有负面评论。

我与参与者进行了访谈,以全面了解他们的保留意见。在大多数情况下,是他们被误导了。通过在研讨会之前解决问题,它节省了大量时间,并有助于建立参与度。发布会后,受访者感到有能力,并成为坚决的拥护者。

顶端提示 在研讨会之前,了解与会者的姓名和个性类型。会议之前的这种认识和考虑将立即建立融洽的关系,并帮助您计划与会人员的行为方式。

技术

理想的设置是一间大会议室,温度为18°C,在每个角落的活动挂图,光线充足的桌子周围,并将资料下载到平板电脑上。我们很少得到这种奢侈!参与者很可能会被隐藏在计算机屏幕后面,而很少的互联网连接会互相交谈。您可以作为促进者的工作,以充分利用工作环境。

如果您使用的是Skype,Zoom,Google环聊或任何其他协作工具,请确保已事先进行了测试。如果您有使用会议室的好处,请检查大小,暖气和座位安排。没有什么比在讲习班开始前十分钟就组织一间会议室更令人感到压力了。尝试提供IT支持来解决所有连接问题,这将使您可以专注于会议和其他参与者的目标。

顶端提示 –事先为参与者提供所有详细信息。确保下载了应用程序并提供了打印材料。

交货

处理

举办研讨会时,请留出充足的时间进行分组讨论和适当的休息时间。人们需要时间来消化和反思音乐。我喜欢进行分组讨论,然后休息片刻,然后进行更广泛的小组讨论。

这使人们有时间离开房间并通过思想潜意识地工作。如果仓促做出决定而不进行深思熟虑,那只会在项目后期产生问题。您的主持人角色是专注于正确的讨论要点并记下已做出的重要决定。

在研讨会期间,人们不应被新信息所困扰。对于那些关键的灯泡力矩,必须保持较高的能量水平。大多数人在40分钟之内只能记住3-7条信息,而保留的信息量甚至更少。

不要将内容塞入演示文稿中,请确保对要点进行了说明,并且大部分时间都花在了整个小组的解决方案上。

您应该通过使用开放式问题来保持参与者的参与。几个小时都没人想被“交谈”。公开提问鼓励人们继续专注于该主题。

如果您发表诸如“每个人都理解吗?”或“看起来是否正确?”之类的陈述,这会使证人回答“是”,而没有正确考虑问题。如果您问“您对此有何看法?”或“您如何改善工作方式?”,您将吸引人们的注意力并收集更多有价值的信息。

像仪式主持人一样,项目发起人对项目具有“全面问责制”,并应传达关键信息。我喜欢赞助商打开研讨会,概述主要目标并允许参与者向他们提问。这将显示项目的所有权并设置开放性。它与参与者沟通,提出解决方案将是一项共同的努力。

与会者可能想测试您作为主持人的信誉。对您的回答保持自信,平易近人和诚实。您将在那里创建高效的开放环境并进行讨论。

人们了解他们在达成解决方案中的作用很重要。没有一个突如其来的,积极的调解人对工作坊有害无益。参与者可能正在经历变革,并且行为不合理。

对他们来说,表达自己的情绪很重要,应该倾听他们的声音。该过程对于使他们接受变更至关重要。

作为主持人,您必须自信地征求意见,使个人能够为讨论做出贡献。往往是领导人最直言不讳,可能不知道决策的全部影响。

木管乐器通常是管弦乐队中声音最大的,但大多数情况下,正是弦乐才使旋律产生作用。要求参与者分别代表业务领域或部门发言,并在便笺上写下评论,以便第二次考虑。

作为主持人,您可以要求参与者停下来思考一个想法,以帮助他们保持开放的心态。如果您具有专业知识或可以提出前进的道路,则应该这样做,但是必须由项目发起人和参与者做出最终决定。

技术

演示时,改变您的交付方式很重要。通过使用视频,活动挂图和演示来改变节奏,可以帮助他们整天集中注意力。

如果参与者看不到您的肢体语言或面部表情,请放慢脚步并更加精确地使用您的语言,这一点很重要。我喜欢使用诸如投票杆之类的互动技术来保持听众的参与。这项交互式技术将帮助人们感到被干扰,并使他们能够为讨论做出贡献。

后车间

处理

成功的表演后,动力会很高。会议结束后不久,您应与小组进行沟通,以鼓励他们的热情。感谢与会人员,并概述了重点和下一步。

您可能已经与参与者建立了牢固的关系。在研讨会结束时提出解决方案可能会令人感到沮丧。重要的是跟进个人的动作并获得有关您的表现的反馈。这将有助于您自己的发展,并鼓励参与者对研讨会的成功进行反思。

技术

根据项目的不同,Dropbox或SharePoint网站也可以用于共享信息,并在研讨会结束后很长一段时间保持人们的联系。这样可以使文档保持最新,易于访问并减少电子邮件流量。

最后要说的是,要使人们和谐地一起工作并创造新的东西并不容易。讲习班很少会完全按计划进行,总会有惊喜。记错时间的音符或断的字符串并不意味着研讨会没有成功。

以结构化的方式冷静地应对挑战,并始终专注于目标。请记住,您是指挥家,不需要知道如何演奏所有乐器。您的角色是带头使他们和谐地比赛。

请让我知道您的研讨会经验以及您认为应加到下面的“成功研讨会”清单中的任何关键注意事项。

 

成功的研讨会清单
车间前的注意事项  

交货注意事项

 

后期工作坊

> 明确目的/目标 > 留出足够的时间进行分组讨论和休息 > 研讨会后的第二天与小组进行沟通
> 量身定制的议程以达成解决方案 > 不要给参与者过多的新信息。 保持高能量水平以做出关键决策 > 第二天进行交流以概述要点,操作和后续步骤。
> 事先阅读以设定音调 > 使用开放式问题鼓励重点 > 获得小组的反馈
> 要求赞助商发送材料以增加研讨会的信誉 > 使用开放式问题鼓励重点 > 复习课程
  了解参与者在公司内的姓名,职位和动机 > 保持居中,平易近人并对您的方法充满信心 > 一个共享信息的SharePoint网站
  在研讨会之前了解并解决痛点 > 有信心征求意见,并确保每个人都有自己的发言权    
> 确保正确的人在房间里 > 关键信息应由项目发起人传达    
> 事先检查技术是否正常 > 改变交货方式    
> 事先向参与者提供所有会议详细信息–应用程序,打印输出或登录详细信息        

 

刘易斯·吉尔比 –战略变革和转型专家。

刘易斯·吉尔比
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