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传输链接如何通过在线项目提高PMO效率 

Translink-NI-Railways

项目组合管理办公室(PMO)负责人Brendan Harkin解释说,实施Microsoft 在线项目如何使他的组织节省25%的效率,并将其各种复杂项目组合变得清晰明了。

告诉我们有关Translink和您的角色吗?

传输链接 为北爱尔兰提供公共交通服务,由三个主要运营公司组成;北爱尔兰铁路,Ulsterbus和地铁。该组织每天运营12,500辆公共汽车,铁路和长途汽车服务,每年载客8500万人次。

为了支持和开发这些服务,Translink管理着用于铁路基础设施和物业设施以及公交和铁路工程项目的持续资本投资组合。

这些是通过集中的项目组合管理办公室(PMO)进行协调和控制的。通过基础设施部(DfI)资助的投资组合目前每年超过1亿英镑。

作为项目组合管理办公室(PMO)的负责人,我负责管理整个项目组合的规划和交付以及最佳实践计划和项目管理流程的保证。

让我们对您从事的项目的复杂性有所了解

传输链接的产品组合包括网络工程,物业,公交和铁路工程以及ICT计划的各种项目。

通常有300多个实时项目同时进行管理,价值从10万英镑到1亿英镑以上不等。项目类型包括铁路基础设施更新和改造,公共汽车和火车站的开发以及新的公共汽车和铁路车队的扩建和工程设施

为了管理各种相互依赖的计划和项目,我们采用了基于项目组合,计划和项目办公室(P3O)框架的最佳实践治理方法,旨在整合项目,计划和项目组合并确保最佳投资回报。

您是如何与The Project Group联系的?

项目组 Microsoft(TPG)被推荐给Translink作为Gold PPM合作伙伴。它的团队经验丰富,他们指导了我们整个工具集部署的整个生命周期。

TPG的Microsoft Project外接程序套件对于应对Translink的一些更复杂的挑战至关重要。

您有什么需求,他们是如何进行该项目的?

近年来,随着对公共交通的投资增加,Translink的项目组合(无论在项目数量还是在价值上)都已大大增加。

我们过去的项目信息管理系统已不再适合目标,PMO正在努力有效地管理不断增长的项目数量和规模以及相关数据需求。

旧系统没有将项目经理的时间表与中央主程序集成在一起,因此需要与PMO进行手动数据接口。这些低效率意味着PMO必须每个月花费近一周的时间来捕获和传输项目数据,然后才能完全了解投资组合的绩效,风险和问题。

我们已经开发了一系列复杂的P3O KPI,并且已经开发了报告。项目更新和项目组合发布之间的延迟造成了源版本和发布版本之间的不一致。

客户对提供快速,实时的项目信息的期望越来越高,这个问题变得更加复杂。作为政府客户组织,这是一个关键要求。

另一个问题是Translink的文档管理系统,该系统是单独开发的,因此未集成项目文档,进度和成本信息。

您是如何克服这些挑战的?

我们决定需要一个基于云的企业系统来完全集成PMO和项目信息。必须量身定制以满足业务需求。我们还想利用Power BI的功能来增强我们的报告功能。

传输链接与Microsoft的金牌合作伙伴TPG合作,开发了基于Project Web App的定制集成P3O信息管理系统(在线项目SharePoint Online)方法,并结合 Power BI.

TPG与我们紧密合作,了解我们的方法和报告系统如何工作,并结合了嵌入在新软件中的许多功能。这对我们至关重要:开发一个可满足业务需求的定制模型,而不是简单的即用型解决方案。

TPG确保在开发过程中可以并行维护现有的“一切照旧”安排,因此在项目实施过程中不会损失任何能力。

为了解决Translink的一些PMO需求,TPG部署了他们的一个Project应用程序,该程序将所有活动项目的基准数据导入到一个项目文件中,以提供完整的图片并提供准确的资本计划。

TPG就如何通过Power BI的用户增强系统功能提供了建议,他们开发了新系统,该系统现已成为我们业务的核心功能。

Microsoft Project和Power BI以什么方式发挥作用?

现在,组织内的所有项目经理都使用Microsoft Project来管理其项目。详细信息页面上的信息可帮助我们开发多层,详细而复杂的报告。

日程安排中的信息现在是“一个事实”;准确且可从网络和云端访问。

使用Power BI,我们使用数据开发了详细的报告。它使我们不仅可以看到投资组合的周期变化,而且可以首次对未来进行准确的预测。

借助Power BI并使用项目数据,我们可以看到30多年后的投资组合,从而使我们可以为项目制定长期目标和愿景。

您喜欢这些工具什么?

在线项目使我们能够无缝地整合投资组合,计划和项目结构,以及可汇总关键P3O数据的列表,这些数据包括成本,里程碑,变更控制,风险,问题,经验教训和收益。将项目文档集成到同一站点中的能力是满足项目和记录管理要求的主要优势。

结果是可以获取和访问有关项目,计划和项目组合的实时,集成数据。结果就是分析,决策和报告的“一个真理”。

对项目经理和利益相关者的培训非常简单,新系统的采用也相当无缝。突出显示报告,成本,进度的KIP,进度,收益,风险,问题,变更,学习的经验等,这些都是生成的表单列表和静态项目数据,并汇总在各个计划和项目组合中。

使用Power BI进行数据分析和可视化的主要优点是价格合理。 Power BI Desktop版本是免费的,这使团队的一些成员可以构建临时报告。

借助广泛的自定义可视化效果,即由开发人员针对特定用途制作的可视化效果,该团队已经能够生成高度互动,有吸引力且专业的报告。自定义可视化范围很广,包括KPI,地图,图表,图形,R脚本可视化等等。

Power Bi与Online Project的结合使用极大地提高了我们的报告功能,现已成为在项目,程序和项目组合级别可视化P3O数据的公认方法。

现在,投资组合级别的数据和报告首次可用,这使我们的执行人员可以在战略级别可视化,理解P3O并帮助影响决策。

这些工具以什么方式提高了效率/可见性/生产率?

保守地讲,作为整理,检查,分析数据并向执行官报告数据的周期的一部分,我们每月删除了一周的非生产时间。

这相当于PMO团队资源节省了25%的效率。在向PMO进行报告以及在多个其他报告中使用相同的信息时,节省了5-10%的项目经理时间。

真正的成功在于我们能够从项目经理一直到我们的高级执行团队无缝管理Translink项目组合。 在线项目和Power BI现在已成为在项目委员会进行报告以及向执行团队报告项目组合和计划仪表板的规范

现在可以轻松访问项目数据并将其放置在项目站点内。

该模型的使用不断增长,现在已用于通知其他业务部门,例如采购和房地产。正在进行的进一步开发包括“福利计划”。

这种体验对Translink的主要好处是什么?

访问实时数据并从单个真实来源报告的功能特别有利于Translink等公共部门资助的组织。 PMO和最终用户都可以确信数据和报告均来自源并代表真实位置。

该系统使Translink能够在我们的项目组合计划办公室(P3O)策略中实现关键目标,以实现集成信息管理系统以支持计划和交付。

事实证明,这种整合结构对于资本投资的方案规划具有无价的价值,并且可以使计划管理者提高其计划的可视性。

用于决策的实时信息质量得到了极大的改善,包括预计的重点报告,KPI,风险,问题,变更,经验教训和收益实现。

新集成的Project Online,SharePoint Online和Power BI系统还提高了项目管理和PMO资源的效率。现在,将更多的时间花在分析数据和决策上,而不是数据处理和迁移上。

现在,借助Microsoft 365和Microsoft Project,我们可以从任何设备远程访问我们的计划,SharePoint网站和Power BI报告。

项目报告功能得到了极大的提高,现已在整个企业中得到广泛使用,并且成为项目计划交付和保证的真正改变游戏规则的人。

布伦丹·哈金(Brendan Harkin)
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