如何

如何充分利用焦点小组和头脑风暴

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数据收集通常是我们在流程中采用的第一种技术。在将过程输入转换为输出之前,我们经常需要收集其他信息。

在这种情况下,输入是进行过程所需的任何文档,信息或其他项目。输出是过程结果的任何文档,信息,产品或其他项目。

一些数据收集技术需要从个人或团体收集数据,例如焦点小组和集体讨论。一些技术需要使用清单和检查表之类的工具来收集信息。

基准测试和统计采样从多人甚至是机器多次执行的过程中收集数据。

与所有技术一样,您可以使用多种方法来收集数据。使用最简单的方法来收集项目所需的最完整,最准确的信息。

头脑风暴– 这是什么

头脑风暴法被用作一种产生想法和选择以及解决问题的技术。通常,这是一个小组活动,有一个主持人来管理流程。

集体讨论的重点是产生数量,并假设拥有大量想法将导致产生高质量的结果。

在集思广益会议上,没有批评,所有想法都是平等的,并且都受到欢迎,包括那些看起来像是荒唐的想法。然后可以使用各种技术来评估收集到的想法,以帮助确定可行的替代方案。

通常,在此过程中,想法会相互依存,小组的协同作用将产生比一个人单独提出的更好的结果。

如何使用它

使用以下步骤作为指导。量身定制必要的步骤,以在您的环境中工作或与您选择的头脑风暴版本一起工作。

  1. 确定头脑风暴会议的问题,目标或结果。
  2. 该小组的所有成员都陈述了他们的想法。
  3. 记录所有想法。

如果时间允许,可以详细说明,分析或确定想法的优先级。

场景:您正在管理一个开发新公司Intranet网站的项目。

作为项目经理,您想了解一些有关内容,设计和需求的想法。您会招募来自各个部门的人员,以帮助他们集思广益,稍后将优先考虑这些想法,并发送给组织的其余部分以供评论。

您决定通过小组传球,电子头脑风暴和个人头脑风暴来对传统头脑风暴技术使用一些变体。

小组传球技巧。 

为了收集高级需求,您给每个人一个要处理的需求类别。您要求每个人写下他或她的要求,然后将其传递给下一个添加他或她的要求的人。这一直持续到每个人都对每个类别发表评论为止。

个人头脑风暴.

与集体讨论不同,个人头脑风暴是作为个人进行的。这可以采取自由写作,自由发言或绘制思维导图的形式。

您要求头脑风暴小组提出一些有关网站设计和图形用户界面(GUI)的想法。您告诉他们他们可以使用自由写作,图片创作,思维导图或任何其他形式的交流来表达他们的想法。

电子头脑风暴.

在这种头脑风暴技术中,您要求小组在在线环境中做出贡献。您将内容主题发布到在线公告板或聊天室中,然后人们做出回应。

电子集思广益可以快速收集大量的想法,因为无需采取任何行动。人们一看到其他想法就可以做出回应,并且能量可以建立在自身之上。

与面对面的头脑风暴相比,发现了电子头脑风暴能够产生更多的想法并且质量更高。但是,它需要主持人来确保匿名不会导致不尊重的交互。

电子头脑风暴还可以在更长的时间内进行,以进行更多的反思。您选择允许发布公告板的时间,以允许人们登录并根据自己的能力做出贡献。

附加信息

头脑风暴可以与焦点小组一起使用。集思广益与名义小组技术相结合,可以优先考虑这些想法,以进行进一步的阐述或做出决定。

PMBOK®指南–第六版参考

4.1制定项目章程

4.2制定项目管理计划

5.2收集需求

8.1计划质量管理

11.2识别风险

13.1确定利益相关者

专门小组

这是什么

焦点小组是一组经过资格预审的人员,他们聚集在一起以提供有关产品,服务或结果的信息。专业版主使用问题指南来重点说明问题的方向。主持人还观察行为和非语言暗示,并将其记录在观察结果中。

如何使用它

焦点小组最常用于新产品或新服务开发。它们可能是市场研究活动的一部分,以收集需求或提供对客户意见,期望,期望收益,基本假设,共同观点等的见解。

  1. 为焦点小组制定目标或期望的结果。
  2. 制定讨论指南,以小组为重点,但也允许主持人主持的一些公开对话。
  3. 查找合格的主持人。您可能需要聘请专业主持人来领导小组。您的主持人至少应具备以下条件:
  4. 友好,公正,灵活和开放的能力。他或她需要专注于话题,提出开放性问题,并管理对话,这样才能使对话富有成效,而不是好斗。
  5. 他或她应该对新产品或服务有一定的了解,但对结果没有既得利益。
  6. 确定如何通过视频,音频或记事本记录会话。
  7. 设置会议后勤,例如时间,地点,日期和持续时间。
  8. 确定并邀请参与者。理想情况下,您需要潜在的最终用户和客户的横截面。
  9. 在会议开幕式上:
  10. 感谢参加者。
  11. 审查会议的目的。
  12. 审查会议流程,准则,参加的基本规则等。
  13. 会议期间:
  14. 提出开放性问题以开始话题;使用封闭式问题来澄清。
  15. 确保每个人都参加。您可能需要请一些人来获得他们的反馈。
  16. 汇总信息,必要时改写问题,积极倾听,并征求有关回应的意见。
  17. 在继续之前和结束会议之前,询问是否还有其他意见或想法。
  18. 感谢参与者的光临。
  19. 评估数据并寻找模式,主题,意外结果以及可能出现的新问题。

场景:您是一个项目的项目经理,该项目将为组织的员工实施育儿设施。

已经制定了项目章程。您正在与组织中目前使用托儿设施的12位父母会面。他们在不同部门工作,育有三个月至四岁的孩子,并从事各种工作。

您想使用焦点小组来了解对课程,娱乐活动和饮食的期望和态度。您决定担任记录员,并已要求人力资源总监Roberta主持会议。

罗伯塔(Roberta)与任何参与者都没有人际关系,她善于倾听,吸引人们和创造非判断性的环境。

您将会议设置为未来两周的午餐时间。您将为参与者提供比萨饼和汽水。罗伯塔(Roberta)在会议上开始提问有关人们在托儿所中寻找的一般问题。

她从那里询问有关技能发展与游戏时间的比率,父母希望看到的室内和室外游戏时间设备的类型以及他们对小吃和午餐的想法的问题。

会议闭幕时,父母对新的托儿中心感到很兴奋,并愿意为以后的任何问题提供服务。您获得的信息将帮助您为游乐场设备和食品供应商汇总RFP。

您将向儿童保育中心主任提供有关课程和技能发展的信息,以帮助他制定学习路线图。

附加信息

一些焦点小组提供激励措施,包括现金参与。

焦点小组通常提供广泛的定性信息。与问卷调查相比,互动和肢体语言可以更深入地了解人们的观点。

然后可以分析定性信息,并可以通过询问排名问题或封闭式问题来进行问卷调查和调查以获取定量数据。

PMBOK®指南–第六版参考

4.1制定项目章程

4.2制定项目管理计划

5.2收集需求

这是摘录自的摘录 项目经理的工具和技术手册(《PMBOK®指南的第六版》) 由辛西娅·斯奈德(Cynthia Snyder Dionisio)撰写,定于2018年6月由Wiley发行。

 

辛西娅·斯奈德(Cynthia Snyder Dionisio)
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