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精明的PMO如何进行需求管理

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第1部分:改善您的工作录取过程

您的工作量和需求管理流程可能会花一些时间吗?别担心,精明的PMO就在这里!本博客系列适用于您是否被工作需求淹没,需要更简化的流程,需要更好的评分和优先级,还是在需求管理方面遇到其他挑战。

使用正式的需求管理流程,您的组织可以一致且透明地收集和评估工作请求。

您的专家团队可以客观地评估所有新进工作,以使其与战略,降低风险,对客户的影响,整体改进,财务收益,能力等保持一致。因此,您可以更好地选择适合您的业务目标和战略并持续交付价值的计划。

在本博客系列中,我们讨论了四种改进组织中需求管理的方法。这篇文章涵盖了准则一和准则二。

1.捕获初始工作请求

精明的PMO知道员工是很多想法的来源,但是他们需要一种简单的方法来提交它们。面临的挑战是要为工作思路和要求创建一种工具,而这又不会使组织感到不知所措。这是从小处着手的方法,一旦取得成功,随着时间的流逝逐渐增加采用率:

  • 从一开始就收集正确的信息:设计适合申请者和批准者的工作录取表格。与团队成员合作,确定所需的字段类型和信息,包括应隐藏在某些门口的数据,以简化和简化流程。
  • 根据需要设计不同的申请表:一种尺寸不一定适合所有尺寸。创建最适合所请求工作,不同部门或请求者组的录取表和批准过程。
  • 为飞行中的工作创建进气流:这将有助于管理变更请求和更新现有工作。
  • 启动过程:开始收集您的团队的工作想法和要求。

2.指导工作进场

您的工作录入过程应该是战略性的,一致的,易于理解的,并且对组织中的每个人都可见。一个强大的流程将使您能够快速终止不必要的工作请求,推迟或搁置低价值工作,并快速推进高价值工作。

根据需要使用门来组织信息的流动,收集和评估。将批准门与业务流程的决策点相匹配。从逻辑上收集支持数据和评估,以简化流程。

精明的PMO设置阶段,如下图所示。尽管此映像包括八个阶段,但是对于所请求的工作类型,可能不需要这些阶段。定制您的组织建立的对您的工作接受过程有意义的阶段。

为了顺利完成这些阶段或您自己的自定义设置,请考虑执行以下操作:

  • 相信您的专家:允许您的专家在过程工作流程中适当地转移摄入请求。让他们评估每个请求的优劣,要求其他信息,并在每个入口进行通过/不通过的决定。
  • 自动化项目进气流量:自动化加快了过程。您可以设置事件的自动通知,例如门进入和停在门口的请求。您还可以在需要采取行动时提醒批准者以及提醒。
  • 合作:精明的PMO使人们易于沟通,跟踪过程并完成工作。使您的专家可以使用注释和附件在工作流程中记录决策,后续步骤和操作。知情的团队成员可以进行更正,解决问题,提供缺失的信息,甚至可以激发创新以完成所需的工作。协同工作管理解决方案可以使通信变得无缝,尤其是在集成到中央PPM系统中时。

在本博客系列的第2部分中,我们将介绍最后两个需求管理步骤:

  1. 评估并生成关键工作项目:分类和优先级
  2. 审核,跟踪和改进:持续改进流程

如果您根本不能等待这四个步骤的详细信息,请下载完整的电子书以及一个有用的清单,您可以使用该清单来启动或改善需求管理流程:精明的PMO需求管理指南。”

谢里尔·帕布舒(Sherrill Packebush)
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