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更智能的合同管理如何减少项目超支

Carillion的倒闭又一次引起了业界的警觉,因为它需要在整顿过程中恢复秩序。 合同管理.

尽管这家建筑业巨头的垮台已成为全球头条新闻,但它并不是第一家因合同规划和管理不佳而受到影响的大公司。估计有64%的资本支出项目超出预算,因此不可能是最后一个项目。

很少有公司能承受失败的资本项目可能造成的损害。普华永道分析显示,在公开宣布资本项目延迟或关闭之后,大多数公司的股价都在稳步下跌。到这样的宣布之后的三个月,平均下降幅度为12%。

通过提供一种跟踪和管理复杂合同的集成方式,基于云的技术可以成为解决方案的一部分。但是,许多项目经理仍然依靠大量的电子表格,不同的文档和电子邮件来管理数百万英镑的项目。

Carillion的麻烦部分是由于其某些大型合同的成本超支所致。特别是,政府颁发的三份建筑合同产生了问题:3.5亿英镑的伯明翰米德兰大都会医院,3.35亿英镑的皇家利物浦大学医院和7.45亿英镑的阿伯丁旁路工程。

在进行设计更改时,后果已引起人们的强烈关注,即需要密切监视适当的利益相关者并将责任分配给相应的利益相关者。

未能分配和退回设计变更成本是承包商亏损的关键领域。这种失败通常是由于合同管理系统不完善而导致的,这些系统通常未与材料管理解决方案和设计软件工具集成在一起。

正如凯里·科克伦(Keith Cochrane)一样,这位备受推崇的工程行业资深人士在Cari​​llion担任临时首席执行官的时候曾表示:“投标书在主要假设上存在很大的不确定性。我们的最终成功取决于其他不受我们控制的人的表现,而我们’ve同意设计变更而未同意增加成本和价值。”

那么,为什么公司由于常规的合同内务处理而继续失败呢?他们该怎么做才能扭转局面?

一旦项目开始,即使是最铁腕的合同也将被更改和更新。如果没有有效的管理,这会导致利益相关者感到沮丧,项目延迟和成本超支,因为角色和责任变得模糊。

据估计,项目失败的65%是由于人员,组织和治理方面的软性所致,从而给借口和纪律留下的余地较小,并为组织采取行动提供了更大的紧迫性。

资本支出项目的复杂性,尤其是当这些项目的利益相关者可以分布在多个大洲时,使业主运营商和EPC承包商使用传统方法清晰地了解整个项目的状况具有挑战性。

项目利益相关者经常求助于从各种断开连接的文档,成本,财务和计划系统中收集信息,以获取项目状态更新。但是,如果没有集成的方法,则当发生更改时,连锁效应通常不能完全反映在此信息中,因此直到为时已晚,整个团队才能理解。

在那里,合同管理软件可以改变项目的运行状况。提供一个强大的框架,可为项目经理提供及时,实时的见解,使他们能够做出明智的决策,改善合作伙伴关系和清晰的审计追踪。三项核心原则可确保一流的合同管理软件使复杂的项目步入正轨:

透明度–真相的单一版本

为项目涉众之间的交流提供单一渠道至关重要。项目涉众之间的非正式和无法追踪的沟通和指示是商业风险的主要来源。

智能合同管理提供了一个简单的系统来管理和记录与承包商的所有交互;提供有关决策原因,角色和责任的背景信息。它还可作为宝贵的审计线索。此外,关于合同授予和执行的责任明确。

严格的变更管理

没有有效的变更管理流程,您会很快陷入困境。使用合同管理工具,可以从中央系统启动,授权和记录所有变更单,同时可以快速分析成本和时间影响。

实施最佳实践业务流程

按时按预算交付项目最终可以建立信任并提高声誉。交付这些项目的团队越来越多地分布在多个大洲。显然,这些分散的团队的活动需要标准业务流程的支持,而不是临时采用逐个项目的方法。这些流程通过合同管理软件以易于使用的方式交付给这些全球团队。

同类最佳的合同风险管理解决方案使行业运营商能够主动管理承包商和合同风险。因此,与选择玩高赌注游戏的人相比,他们确实值得拥有较低的资本成本。

克莱尔·科洪是AVEVA ProCon产品销售副总裁。

克莱尔·科洪
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