大型项目

OpenCom如何使用PRINCE2启动PMIR项目,以遵循针对拥有500名以上员工的公司的新指令

Designer 日 inking about sustainable energy ideas.

2014年11月15日,指令2014/95 / EU1 发表在《欧盟官方杂志》上。该法案要求拥有500名以上员工且被定义为“公共利益实体”的公司有义务产生年度非财务报告。

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“ [这些组织]应在管理报告中包括一份非财务声明,其中应包含有关其活动的发展,绩效,地位和影响的信息,至少与环境,社会和雇员事务有关,人权,反腐败和贿赂…”2

因此,许多组织开始着手发布所需的非财务声明(可持续性报告或综合报告)。该指令是提高所有组织对可持续性意识的重要一步,不仅是直接受其影响的较大型组织。

1.2。 OPENCOM和项目

本案例研究的重点是由意大利私营公司Estra发起的一个项目,该项目直接受到2014/95 / EU指令的影响。 Estra在OpenCom团队的支持下,于2015年开始起草可持续发展报告。

OpenCom是一家欧洲社会企业,专门管理欧洲资助的项目。该组织促进人与人之间的交流,以建立一个更智能,可持续和包容的欧洲。它专注于:

  • 非正式教育和培训
  • 研究和开发创新课程以适应不断变化的市场
  • 为需要生成综合报告的公司提供咨询
  • 开发平台来管理来自IT项目的数据,特别是用于在线培训,集成报告和项目管理的平台
  • 交流和信息传播。

Estra确定需要一个项目经理,该项目经理可以在可持续发展的过程中支持和领导组织(包括不受2014/95 / EU指令约束的小型组织)并通过确定战略,经济,环境和社会目标来实现改进。然后,该项目经理将通过关键绩效指标(KPI)监控实现这些目标的进度。

结果,开始着手制定新的培训课程,以确立和促进综合报告项目经理的角色。

‘Estra认为需要一位项目经理,他可以在可持续发展的过程中支持和领导组织…’

1.3项目目标

PMIR项目具有三个主要目标:

  • 通过提高其员工的技能并提高对可持续性目标的重要性和益处的认识,支持欧洲组织编制综合声明。
  • 设计课程以培训和认证具有PMIR角色的人员,以达到7到8之间的欧洲资格框架(EQF)水平。
  • 提升PMIR资格并提供培训。

PMIR项目已提交给INAPP(伊拉斯mus斯+意大利国家职业教育局),并由五个欧洲国家(意大利,西班牙,德国,比利时和挪威)的合作伙伴承担。它的生命周期为三年(因此仍在进行中)。它将在2020年8月31日结束。

图1.1可持续发展报告项目经理。资料来源:OpenCom
图1.1可持续发展报告项目经理。资料来源:OpenCom

1.4 PMIR和原理2®

PMIR项目是PRINCE2项目。 PRINCE2过去和现在都经过调整,以符合Erasmus +计划(欧洲委员会2014-2020年的教育,培训,青年和体育计划)和报告规则(欧洲委员会Erasmus + KA2项目财务报告规则)的要求(赠款协议附件三)。

整个项目方法(包括PRINCE2的原理,过程和一些产品描述概述)都经过调整以适合该项目。

在财务上,该项目应遵守Erasmus +财务规则3 (经济,效率,没有双重资助)和共同资助的原则,同时避免了接收者过度补偿。这意味着非营利原则在项目的整个生命周期中都会得到保留。

以下组织代表了项目利益相关者(业务,用户和供应商)的利益:

  • 商业 Estra (Italy)
  • 用户 埃斯特拉;巴达霍斯省工商会(西班牙);德国意大利商会(德国); OpenCom(意大利); BXL欧洲(比利时)
  • 供应商 OpenCom;锡耶纳大学教育科学系(意大利); EUROMASC(挪威)。

按照PRINCE2手册的建议,为每个阶段计划创建了独立的PDF文档,并将其上载到项目数据管理(PDM)平台上,以便所有合作伙伴都可以访问它们。

我们还上传了相关的思维导图和甘特图。课程日志对于项目管理和持续改进特别有用。

好处和目标

OpenCom试图实现的主要好处之一是劳动力市场中人员的技能提升。目标人群是经济学或工程师专业的毕业生,税务顾问和顾问等专业人士以及员工。提升技能与可持续发展目标以及如何根据PRINCE2方法通过KPI衡量目标有关。

PMIR培训是通过开放式在线课程(MOOC)和网络研讨会平台,课堂课程以及OpenCom开发的平台(用于起草可持续发展报告)在国际上提供的。

Estra预计该项目将产生:

  • 经过培训并能够以输出为导向的方法与KPI一起工作的员工,这将有助于提高其组织的声誉
  • 在课程结束时将以课程收费形式收取投资回报
  • 加强对领土的承诺
  • 改善的商业声誉。

用户的主要收益是员工的技能提升,可通过量身定制的项目管理程序来提高可持续发展报告的质量,并提高企业声誉。

2.1短期目标

在短期内,PMIR项目旨在:

  • 使用ECVET定义PMIR课程的学习成果,包括能力,知识和技能4 methodology
  • 与60名欧洲学生一起测试培训
  • 修订并最终确定PMIR课程以达到预期的质量。

为了实现这些目标,开发了一些输出,这些输出对PMIR课程的质量以及预期成果和收益的实现做出了贡献(请参阅第6.1节)。由于该项目仍在运行,因此尚未实现最终输出,但是已经实现了一些收益,包括一些意外的收益。

例如,由于一些拉丁美洲大学的成员对该概念感到兴奋,因此重新开放了在线考试课程。锡耶纳大学已经开始提供PMIR培训,该培训现在拥有6个欧洲学分转移系统学分(ETCS学分)。

ETCS学分是比较欧洲学业成绩的标准方法。这次机会大大增加了该项目的范围。

2.2长期目标

从长远来看,PMIR培训的地理范围将得到扩大,因为将启动一个新的PMIR项目,该项目涉及五个拉丁美洲国家(智利,哥伦比亚,巴拿马,墨西哥和秘鲁)的十所大学。

这些国家要求扩展,因为它们支持对学生的创新训练,毕业生的技能提升以及可持续性绩效的提高。

用户的主要收益是员工的技能提升,可通过量身定制的项目管理程序来提高可持续发展报告的质量,并提高企业声誉。

方法

在PMIR项目开始时,我们指定了以下方法:

  • 时间 该项目不应超过三年(从2017年9月1日到2020年8月31日)。
  • 成本 该项目的预算为315,753欧元。
  • 质量 该项目的最终输出将是根据ECVET方法设计的PMIR课程,其EQF级别在7至8之间。至少,它将涵盖:
    • 企业社会责任
    • 国际法和欧洲可持续性报告指令
    • 项目管理,包括PRINCE2方法
    • 统计和数据管理
  • 可持续发展报告,包括有关经济,社会和环境领域的报告
  • 软技能,包括沟通。

3.3范围

为了实现PMIR项目的主要目标,将创建以下产品:

  • 针对具有可持续性报告经验的消费者和公司的分析报告。
  • 一个包含所有培训材料的教育平台,包括在线培训,有关公司和消费者可持续性的文献以及有关PMIR项目及其时间表的信息。
  • PMIR专业的学习成果矩阵,将根据ECVET方法进行开发,将其翻译成多种欧洲语言,并由外部利益相关者进行评估。
  • 一个MOOC和网络研讨会平台,包括50个小时的培训视频(在欧洲范围内至少有60人)。
  • 培训内容包括课程提纲,PowerPoint演示文稿,交接,视频演示以及五个小时的英语课程。
  • 可持续发展报告的典型指标数据库,包括企业可持续发展报告的相关KPI,将在动手培训中使用。
  • 为30名欧洲参与者提供了为期10天的实际公司培训,在此期间,他们将创建简短的可持续发展报告,并上传到教育平台上。
  • 220个外部利益相关者参加了科学会议。

所有这些活动应在所有五个参与的欧洲国家中进行。

3.2风险

很难量化一个庞大而复杂的项目所涉及的风险。但是,产品是由合作伙伴而非外部供应商生产的。

所涉及的组织过去曾合作,并且没有外部依赖–政治,政府或法律–用于项目实施,因为它基于2014/95 / EU指令。这些因素意味着该项目的总体风险较低。

在启动项目流程时定义了风险方法。然后在启动项目流程期间对其进行了修订,并创建了风险登记册。在整个项目中以及在管理阶段边界过程中,风险记录均不断更新。

我们确定的风险类别为:

  • 后勤,例如与从一个国家到另一个国家旅行以结识伙伴或参加培训有关。
  • 基于联盟的,例如合作伙伴离开项目或关键项目管理团队成员离开组织。
  • 社交,例如利益相关者参与度低或延迟退出培训课程。
  • 价格上涨,财务报告延迟或INAPP资金延迟等经济因素。
  • 内部沟通,例如伙伴之间的误解。

在启动项目过程中仅识别出威胁。然而,在项目生命周期中,机会不断涌现(请参阅第8节)。

项目结构和PRINCE2主题

整个PRINCE2方法适用于PMIR项目。特别是,PRINCE2主题经过了修改,以符合Erasmus + Program的要求。

4.1商业案例

项目摘要中包含了详细的业务案例,该案例已提交给Erasmus +意大利国家机构,后者对该项目进行了评估并决定为该项目提供资金。没有概述性的业务案例,因为以这种类型的资金启动项目流程与定义为“与更详细和彻底地启动项目流程相比要轻一些”是相反的。5 ;尽管“目标是尽一切必要的努力来决定是否值得启动该项目”6.

在整个项目中,坚持持续的业务合理性原则。它强调了做出的每项战略决策,并且在管理变更和例外时也很重要。

4.2质量

从项目一开始就遵循以产品为中心的原则。欧盟委员会专家设计的申请表结构也为它提供了支持。在此表格中以及整个项目的其他文档中,“阶段”一词都被替换为“智力输出”(IO)。

4.3组织

组织主题突出了该项目的协作性。该项目的项目委员会包括:

  • 行政人员 Estra企业社会责任区总监Fabio Frangipani(该组织已与INAPP正式签署了赠款协议,并代表项目财团行事)。
  • 高级用户 埃斯特拉(Estra),巴达霍斯(Badajoz)商会,德国意大利商会,OpenCom,BXL欧洲。
  • 高级供应商 锡耶纳大学OpenCom,EUROMASC教育科学系。

一些组织有不同的部门充当用户和供应商。

项目保证由外部专家Patrice de Micco负责,他正在Estra协调可持续发展报告。我担任OpenCom的项目经理。 OpenCom的项目管理部门担任项目支持。

每个项目阶段都是由项目财团的有能力的成员交付的,并且每个IO的团队经理是:

  • IO 1需求分析报告:锡耶纳大学/ DSFUCI。
  • IO 2学习成果矩阵:EUROMASC(NOR)。
  • IO 3 MOOC和网络研讨会:锡耶纳大学/ DSFUCI。
  • IO 4教育平台:OpenCom / ICT部门。
  • IO 5平台,用于综合/可持续发展报告KPIA:OpenCom / ICT部门。
  • 项目交流与传播:OpenCom /通讯部。

质量策划活动

的 客户的质量期望 在项目的征集建议书和Erasmus +计划指南中表达了“高质量的创新成果”7。尽管它也指出“对项目的定性评估将与合作的目标和所涉组织的性质成正比”8.

的 验收标准 在官方的Erasmus +文件中也有表达。它们的定义是:“策略的相关性”(最高30分); “合作安排质量”(最高20分); “活动设计和实施的质量”(最高20分); “影响和传播”(最高30分)9.

该积分系统确定了将资助哪些提案:

'至 要考虑获得资助,提案必须至少获得60分。此外,他们必须在上述奖励标准的每个类别中至少获得最高分的一半(即,“项目的相关性”和“影响和传播”类别的得分至少为15分;“质量”类别的得分为10分以上)项目设计和实施”以及“项目团队的质量和合作安排”)。不能解决行动中至少一项优先事项的提案将不会获得资助。’10

在申请表的各个部分中记录了量身定制的项目产品描述,包括:

  • 标题
  • 目的
  • 智力产出和成果方面的构成
  • 推导,包括该项目是否对以前的项目进行补充,期望满足哪些需求以及为何应跨国实施
  • 所需的开发技能,包括对合作伙伴,其历史和员工技能的描述
  • 角色和责任的分配
  • 项目级质量公差
  • 验收方法,指标和测量工具
  • 验收责任。

在申请表的特定部分中描述了质量管理方法,以及可测量的定量和定性指标。
在此项目中,产品是IO。产品说明已记录在申请表中,包括:

  • 身份证号码
  • 标题
  • 描述,包括创新要素,预期影响和可转让性
  • 分工,导致知识输出产生的任务以及应用的方法
  • 开始和结束日期
  • 语言
  • 格式
  • 活动领导组织
  • 参与组织。

申请表还记录了 质量成分;每个产品说明均描述了标准和质量公差。

的 质量登记册 不是强制性文件,但是我们使用PRINCE2产品描述大纲创建了一个文件并进行了更新11.

的 项目计划 也是申请表的一部分。在项目启动过程中,在过程手册中制定了项目计划,其中按照面向产出的方法按时间顺序描述了项目阶段。

在管理阶段边界过程中,在独立文档,思维导图和甘特图中定义了该项目的计划。通常,这些计划在管理会议期间以PowerPoint演示文稿的形式呈现。团队计划是不必要的。

该项目的 变更控制方法 侧重于避免规格不符和变更请求,并在短时间内管理问题以减少其影响。这种方法需要日常项目控制。

申请表未包含变更管理部分。配置项目记录已包含在计划文档中,并且不需要更改权限。

变更预算为零:由于无法获得欧洲委员会批准的预算,因此避免了此类项目的变更。项目结束后,将对输出进行评估,并与申请表中的初始计划进行匹配。

如果不遵守质量要求,则在涵盖了所有项目成本之后,更改预算可能会导致预算削减。该项目对预算和时间的容忍度为零。

项目及阶段 进展 通过每日日志(由项目管理团队更新),甘特图,产品描述,预算修订和课程日志进行监视。

专案层级 例外情况 需要升级到程序管理,即INAPP(即Erasmus +意大利国家机构VET)。

接受项目后,原始申请表的内容将转移到程序手册中。

计划与现实

图6.1项目计划。资料来源:OpenCom
图6.1项目计划。资料来源:OpenCom

对于此项目,我们遵循了基于产品的计划技术,该技术促进了沟通。在国际项目中,避免合作伙伴之间的误解是至关重要的,因为合作伙伴位于不同的国家,并且常常与工作的各个方面不一致。在与合作伙伴的会议上通过PowerPoint演示文稿共享了计划文档,而合作伙伴通常以数字形式进行演示。

在项目经理管理阶段边界过程期间,一次交付了一个阶段计划。然后将阶段计划分为工作包。

  • 项目启动阶段持续了两个月:2017年9月和2017年10月。
  • 项目交付阶段发生在2017年11月至2020年6月之间。

项目关闭将在项目的最后两个月开始,并可能在项目生命周期结束后的两个月内完成,但不得迟于2020年10月31日。最终报告将提供给INAPP进行评估。

每个项目阶段都是由多个合作伙伴共同交付的。这种国际合作依赖于清晰,及时的沟通。定义角色,职责和质量要求至关重要。同样重要的是要对要产生的产出达成共识,因为我们希望欧洲不同国家的利益相关者能够感受到收益。

该项目由OpenCom专门开发的PDM(项目数据管理)平台支持。该平台遵循以输出为导向的方法:每个阶段都从要开发的输出开始,因此按照要执行的任务进行组织。它还具有监视目的;它通过上传相关的输出来帮助合作伙伴报告进度,然后由团队和项目经理进行验证。合作伙伴可以使用时间表工具来报告每个任务花费了多长时间。他们还可以上传管理文档,并在必要时添加评论和注释。

6.1我们取得了什么

在项目交付阶段,创建了表6.1中概述的特定输出。

输出量 日期
需求分析报告(IO 1) 2018年9月15日
教育平台(IO 4) 2018年3月31日
MOOC和网络研讨会平台:平台开发 2019年1月15日
MOOC和网络研讨会平台:参与者’ selection 2019年4月10日
MOOC和网络研讨会平台:培训内容的开发(课程提纲,PowerPoint培训,移交,视频演示和五个​​小时的课程) 2019年10月10日
MOOC和网络研讨会平台:通过MOOC和网络研讨会对来自意大利,西班牙,德国,比利时和挪威的60名参与者进行在线培训 2019年10月26日
综合/可持续发展报告关键绩效指标数据库平台(IO 5) 2019年12月15日
对一家欧洲公司的30名欧洲参与者进行了为期10天的实践培训,并发布了简短的可持续发展报告,并将其上传到项目教育平台上 从2020年2月开始,到2020年5月结束
科学会议(称为乘数事件) 进行中
为期4天的项目委员会会议,通常由每6个月组织一次,每次会议由不同的合作伙伴主持 进行中

表6.1交付阶段的输出。

挑战性

该项目的主要挑战是交付的欧洲范围,这是我们第一次与某些组织合作。这造成了一些效率低下的情况,例如合作伙伴未能按时完成任务。

另一个挑战是,尽管我们能说流利的英语,但没有一个合作伙伴能说流利的英语。有时这会引起误解。

我们遇到的任何与项目公差有关的问题都是具有挑战性的,因为我们需要获得INAPP的授权才能超过公差。如果一个合作伙伴无法交付IO,则可能的应对方法是将合作伙伴更改为来自同一国家的更有能力的合作伙伴。

与延误,变更请求或部分使用的预算相关的挑战,这些挑战不需要升级为计划管理人员,则由项目委员会或项目经理根据授权进行管理,并在阶段计划中规定容忍度。

我们必须应对的最常见挑战是产品质量的变化。有时,在执行任务期间,合作伙伴要求更改输出的质量规格。

其中一些更改必须被拒绝。例如,不接受仅以一种语言而不是所有合作伙伴的语言产生输出的请求。

改进领域

目前,该项目进展顺利,我们希望它能够成功。但是,如果我们不得不重新开始,我们将建议进行以下改进:

  • 增加参与伙伴国家的数量,以获取更多利益和利益相关者的参与
  • 增加欧洲的附加值
  • 在项目启动过程中,让合作伙伴更多地参与进来。

我们还发现了在项目过程中进行改进的几个机会,这些机会我们已经得到了利用。例如,我们最初并不打算向参加PMIR在线课程的人员发布正式认可的证书。

但是,在第二年,我们发现智利的专业人士(该地区在体制,社会和经济发展方面的领导者,需要面对差距并恢复更加可持续的经济)想要采取这门课程12.

培训被视为提高技能的机会。因此,我们通过网络研讨会和锡耶纳大学教育科学系重新开放了在线培训,认可了6个ECTS学分,并为参加者提供了培训课程证书。

促成项目的因素’s success

许多方面使PMIR项目令人满意。所有项目都是不同的,并且受外部和内部变量的影响,但是如果将这些方面转移并适应于其他项目,这些方面可能会很有用。

图9.1对具有可持续发展报告经验的公司的问卷调查结果。资料来源:OpenCom
图9.1对具有可持续发展报告经验的公司的问卷调查结果。资料来源:OpenCom

项目产出的质量是项目成功的主要因素。质量是要了解利益相关者的需求,而不是偏离项目启动过程中定义的要求。

可持续发展是一个国际复杂问题,这意味着管理可持续发展报告的起草是所有公司共同的要求。该项目预期了国际劳动力市场的需求,并从中获利。

在计划中使用的面向输出的方法,在项目交付中使用的协作方法以及在整个过程中采用和量身定制的PRINCE2方法是使该项目成功的关键要素。

另一个重要要素是称职的,有能力的项目管理团队和项目保证,他们提供了必要的支持,并通过有效的协作弥补了个人在理解和关注方面的弱点。

实现的利益

现在,第一个项目的好处正在实现。培训课程已经结束,我们正在为参加在线课程并达到最高考试成绩的学习者组织10天的实践经验。

该实践经验将在2020年2月至2020年5月之间举行。意大利,德国,比利时和西班牙的公司有兴趣接待学习者,并让他们编写一份简短的可持续发展报告。

在项目结束之前,欧洲四个国家的30家公司将拥有一份简短的可持续发展报告草稿。这是朝着推动公司朝着可持续发展的方向迈进的第一步。

可持续发展报告是一个机会,可以提高组织的声誉和竞争力,并增强学习者的技能并改善他们的工作机会。

现在,正在为欧洲和智利的80名学生提供PMIR培训。在每个学习模块的最后,学习者都填写了评估问卷,这些问卷表明总体上对培训和平台的用户友好特性高度满意。

反馈还帮助我们了解了差距和改进机会。通过MOOC和网络研讨会进行的在线培训是一个试验,可以进行改进和调试。

因此,培训课程是免费提供的。通常,用户对产品表示满意。

可持续发展是一个国际复杂问题,这意味着管理可持续发展报告的起草是所有公司共同的要求。

得到教训

为了获得成功的项目,我们注意到以下几点是必要的:

  • 使用可定制的国际认可的项目管理方法的认证项目经理,例如PRINCE2。
  • 对将在其中进行项目的程序有充分的了解。
  • 在计划框架或项目管理方法方面具有丰富经验和知识的合格员工。
  • 高管,客户,项目经理和团队之间的信任,以及客户对项目的承诺(这两个变量严格相关,因为它们彼此影响)。
  • 例行活动,用于注册所学课程,编写每日日志并要求定期检查点报告。
  • 标准化,易于访问的通信工具(尤其与国际项目有关)。

未来的计划

一个新项目已于2020年2月提交(并受其资助)(应该获得资助,它将于2021年1月开始),它将通过十所大学(智利,哥伦比亚,墨西哥,巴拿马和秘鲁)。

该课程将根据不同的地理环境进行调整,这将为创新培训,认可非正式学习成果以及提高毕业生和专业人员的技能提供一种新方法。

这个新项目还将使受过训练的成年人受益,因为它旨在鼓励跨国认可PMIR能力,从而促进劳动力流动和改善生活条件。

之所以需要这个新项目,是因为在可持续发展报告的指导下,经过培训的专业人员的支持将提高组织的声誉,并提高他们在旨在实现可持续性的世界中的竞争力。

结论

该项目已实现了预期的产品(包括需求分析报告,教育平台,PMIR专业学习成果矩阵,MOOC和网络研讨会平台,培训内容开发,来自意大利,西班牙,德国,比利时和欧洲的60名参与者的在线培训)挪威通过MOOC和网络研讨会,综合/可持续性报告KPI数据库平台以及在阿雷佐举行的科学会议)。

微小的延迟并没有损害项目的可行性,并且已经实现了许多期望的收益。

已选择受过训练的学生作为与欧洲公司合作的实践经验,并且该活动按计划于2020年2月开始。

综合/可持续性报告KPI数据库平台已经完成,参与实践经验的人员将很快接受有关如何有效使用它的培训。

正如2019年11月在阿雷佐举行的项目传播活动所表明的那样,利益相关者的参与得到了保证,该活动针对50名专业人士和公司,有200名参与者。除了项目范围之外,明年还将在秘鲁发表科学论文。

该科学论文题为“综合报告的项目经理:可持续发展的经验”,与该项目的第一个产出(IO1,需求分析报告,这是一项定量研究)和在智利复制研究成果。

它还说明了该研究如何转化为欧洲PMIR专业的学习成果矩阵以及在智利的有效性。严格要求严格,因为它显示了该项目在欧洲边界之外的可持续性。

它是在2019年9月在墨西哥普埃布拉举行的国际就业大会上提出的。在获得积极回应和明确需要PMIR培训后,在线培训重新面向欧洲和智利的20名参与者开放,并获得了墨西哥大学的认证为培训课程。锡耶纳6学分。

关于作者

埃琳娜·古拉久(Erina Guraziu)

埃琳娜·古拉久(Erina Guraziu)是OpenCom的总裁兼OpenCom项目的项目经理。她是一位获得认证的项目经理(PRINCE2从业者和PM4SD从业者),并且在欧洲项目中通过ECVET方法设计和实施新的专业课程方面具有丰富的经验。

关于阿克塞洛斯

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