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作为精明的PMO,您如何优先处理工作?

PMO

第1部分:做好工作

您如何确定工作的优先级?您是否具有确定首先要做的工作或确定将为企业带来最大价值的工作的流程?如果您的回答是“否”,请继续阅读;如果您回答“是”,那么总会有改进的余地。您可能会对下面的发现感到惊讶。

首先,让我们承认,在您的PMO和团队需求旺盛的情况下,建立有效的优先级排序过程并不容易。

实际上,根据 PMI的《 2018年职业脉搏》报告尽管87%的PMO主管将此类流程描述为“非常重要”或“基本”,但只有12%的受访者表示,他们在优先考虑计划方面已经“出色”。[1]

这种脱节表明PMO主管在识别和制定有效的优先级排序过程中面临的困难。但是,我们汇总了一系列步骤,以简化流程。

记住…

无论您当前如何评价工作并对其进行优先排序,您都应该能够查看每个计划或项目并回答一个关键问题:

“这项工作的真正价值或收益是什么?相对于其他项目和计划,它有多重要?” [块引用]

作为精明的PMO,您必须能够不断改进和敏捷地移动,以交付最重要的业务成果。即使您当前的过程看似有效,但总会有增长的空间-只需遵循我们将在本博客系列中概述的四个步骤即可。让我们从过程的第一步开始。

1.变得自信。

准备进行优先排序-有效的优先排序和评分需要两件事:

  1. 建立的过程;和
  2. 足够的治理,涉及合适的人员,时间,标准和方法。

作为精明的PMO,您应该考虑设置并使用清单来召集合适的人员,以进行有效的优先级排序。包括以下要素:谁,什么,什么时候,如何以及多久一次。

我们将在下面的清单中定义每个元素,以帮助您入门。

在优先级排序过程中谁将有发言权?

作为精明的PMO,您对如何评估优先级驱动因素以做出客观决策充满信心。您需要确定具有必要专业知识的人员,以正确评估此类优先级驱动因素。请记住,这应该包括其他团队和部门的知识渊博的利益相关者。

您的优先级驱动因素是什么?

这些必须基于您公司的业务目标,因此,领导层的购买至关重要。考虑诸如财务(ROI,NPV,预期成本等),业务目标(战略调整,关注客户,降低风险等)和驱动因素(复杂性,效率,法律合规性等)之类的标准。

什么时候确定优先级的最佳时机?

“每年一次”的优先排序工作已不再现实,您应该从一开始就制定优先排序时间表,该时间表应根据工作的性质和利益相关者的参与而定。精明的PMO会不断重新评估并调整其优先级,以适应不断变化的业务需求。

您如何最好地汇总工作以进行评估和确定优先级?

您的计分频率是多少?

  • 每年/每季度—专注于关键计划或大型项目。在项目组合计划过程中使用评分可以使您的组织更好地理解和记录战略项目和计划的相对重要性。有好处吗?更好的优先级决策和实施评估新工作的基准。
  • 每月或更频繁—精明的PMO不断变化。话虽如此,他们不断地迭代,重新考虑假设并根据需要进行调整。通过收集工作请求并定期排定优先级,组织能够更快地适应新的信息和需求,并利用新出现的机会。
  • 临时或进行中—根据任何临时请求,PMO会确定一个项目是否有足够的优势来替代进行中的项目。这是您的计分频率发挥作用的地方-持续时间与那些工作量稳定并且将优先级作为请求工作流流程的一部分的组织相关。这些组织在容量和进度允许的情况下拉入项目。

您多久进行一次评分?

确定您的工作录入过程,然后了解如何最好地汇总工作以进行评估和确定优先级。通过集中的录入流程,您可以根据容量确定优先级并计划可以交付的产品组合。确保经常重新安排优先级—精明的PMO会不断重新评估和管理计划。

准备好优先级排序后(在那儿很好议论,是吧?),您就可以继续进行第二步了。在接下来的几周中,我们将继续本博客系列的第二部分,但是作为预览,以下是我们将深入讨论的其余步骤:

  1. 获得知识: 哪种优先级评分方法最适合您的组织?
  2. 坚持不懈: 不断行动,评估,修订和发展
  3. 提出理由: 实现最大化业务价值的回报

等不及系列的其余部分了?下载完整的电子书,“精明的PMO优先级指南。”

[1] //www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2018.pdf

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