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利用Microsoft Project建立效率

Microsoft Project

Microsoft已对Project(基于Microsoft的基于Web的灵活项目管理工具)进行了升级。由 微软金牌合作伙伴CPS,解释为什么这对他们的客户来说是个好消息,以及他们如何集成Microsoft的软件以使自己的组织更高效,更赚钱。

告诉我们有关CPS的信息

[CP] 我们帮助组织进行更改和改进,并且(通常)通过实施Microsoft技术来支持这一点。我们评估每个客户的独特要求,选择最适合其业务的Microsoft解决方案,并通过培训和建议来支持采用。

作为一家公司,我们从项目管理专家的身份开始起家,但是我们已经多元化发展为全套Microsoft产品。今天我们大约是50/50 网络项目 功能和支持以及其他实现,例如 微软团队, 动力平台, Microsoft 365动态365 .

您如何使用Microsoft堆栈?

[CP] 有两种方式。首先,我们帮助公司找到正确的Microsoft工具。例如,客户可能希望在线实施Project,以帮助他们更好地管理其项目流程,资源,成本和进度。然后,我们提供服务并提供这些功能。

我们还内部使用Microsoft技术,这使我们可以跟踪更新,还有助于有效地运行CPS。我们使用Project来计划我们的资源并更好地了解我们的端到端销售渠道。通过将数据与Dynamics 365 for Sales,Microsoft Power BI和Azure SQL集成,我们可以计划如何服务现在和将来的所有工作。

[DL] 对于像我们这样的企业进行计划至关重要。我们需要知道一件工作何时从“潜在”变为“实时”,并将我们所有的业务运营结合在一起,以获取整体的总体视图。

潜在客户和机会来自Dynamics 365销售。一旦它们达到一定的概率,它就会触发警报,我们在此基础上创建项目进度表。我们分配资源;参与线索和技术线索。他们交付项目,并在详细的项目计划中保留正在使用的资源。

他们完成工作时会使用Project中的时间表系统。那要经过批准阶段,然后在月底,我们经历一个计费周期,以验证我们计划中的工作。这些信息将用于财务。所有数据都已匹配,我们可以使用它来创建报告和新的项目计划。它已成为CPS真正精简的过程。

Project Online位于我们组织的专业服务部门之下;我们使用它来运行所有报告以及所有预测,利用率报告和计费。这对于经营我们的公司至关重要。

Project给您留下什么样的印象?

[CP] 它确实向更广泛的受众开放了项目管理。过去,营销团队可能会说他们没有运行项目,或者说他们确实运行项目,但是不需要项目管理工具,但是现在我们开始看到更多的采用。

[ES] 一个事件是一个很好的例子。我们举办一个展览,为此我们需要知道谁将负责展位,谁将交付什么;徽标必须在一定日期之前随组织者一起出现,采购订单必须按时交付。另外,必须创建事件手册。

可以将一个事件分解为一个项目。我们不是在这里构建HS2;它仍然是一个有期限,任务和责任的项目,以使其成功。当您需要在一组任务之间进行某种程度的协作时,Project就会发挥自己的作用。

人力资源部门也需要它。例如,当他们入职时,这就是一个项目:他们必须在特定时间执行某些任务。因此,对于那些不认为自己在从事项目工作并将其视为“他们必须要做的事情”的人们而言,它可以用于企业的许多新领域。

因此,对于那些对“项目管理”一词不满意的人,Project更容易访问吗?

[DL] 这对于“偶然的项目经理”非常有用,并且还可以扩展用于更大,更复杂的工作。

[CP] 如果我们可以将这些人集中到一个集中的视图中,那么它将对每个人都有帮助,因为这样我们就可以开始使用Roadmap之类的工具,这是Project中的一项功能。它使您可以汇总多个项目,以便查看关键的里程碑并获得所有内容的单一视图。这是为了使人们的工作生活更轻松,更好。

我们的许多客户都对报告感兴趣。只需单击一个按钮,他们就可以说:“这是我的一组项目的样子,这是它们的开始和结束时间,加上我应该在其中添加一些资源或成本吗?”。

项目真的很好,因为您可以快速站起来获得这些信息并从第一天中获得价值。

[DL] MD可以在我们业务的各个层面上发挥作用,而MD可以随时随地查看业务情况。他不必每月来找我报告。专业服务总监可以看到他的团队在做什么以及目前在板凳上的人。像我这样的人可以看到是否有五天的超支,风险在哪里,是否可以结束一个项目。这一切都是即时的。

冠状病毒大流行对您处理项目的方式有何影响?

[CP] 我们举办了很多研讨会,通常我们会亲自做。有了团队,我们重新调整了我们运行项目的方式。例如,在研讨会中,我们可以每小时休息15分钟。

[ES] 前一天,我们举办了一次Power App“一天中的应用程序”会议,有24人参加。反馈是五分之四。运行得非常好。

[DL] 除了适应新情况的实际情况外,对我而言,没有任何改变。我们可以在任何地方运行所有流程。它们都是在线的,因此拥有一个强大的系统比以往任何时候都更为重要。

对于希望实施Project的公司,您有什么技巧?

[CP] 如果能见度更高,不仅可以降低风险,而且可以提高效率,这意味着可以赚更多的钱并降低成本。

[DL] 我们运行了许多项目,我们看到人们采用Project之类的软件的价值很大。不仅仅是提供某人可能运行的工具和报告。用户群至关重要:您将如何使人们使用它?采用是关键。

我们知道在大型公司中提供新解决方案的关键里程碑,并且知道正确采用该解决方案最有效。然后,投资才真正带来红利。

丹·马修斯
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