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您不应该使用电子邮件分配任务的5个原因

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您需要您的团队成员之一,我们称他为鲍勃(Bob),以便跟进客户的销售请求/投诉/查询,并且您需要紧急完成。我敢打赌,不是您经常向鲍勃发送一封简短的电子邮件?

馊主意!

您正在争取关注

是的,我知道您将电子邮件标记为 高优先级 但这真的有区别吗?

问题是您刚刚将需要完成的任务添加到了来自其他人的永无止境的电子邮件中:新闻通讯,垃圾邮件,来自朋友和家人的邮件等等。您是否真的希望一项重要任务介于两者之间?

您无法追踪

发送后,它就消失了。不是永远,但至少要等到鲍勃决定答复为止。

你不知道发生了什么–鲍勃(Bob)伸出援助之手来帮助他吗,他是否完成了任务,但忘了告诉您,是他在等待别人的更多信息。您将一无所知,除非您再次向他发送电子邮件以尝试获取更新。

你不知道谁在做什么

如果您在尝试管理团队时分配这些任务,则不可能知道当前分配给谁的内容。而且,如果您不能回答这个简单的问题,那么您毕竟不是在真正地管理团队,是吗?

您无法决定流程

任务往往是更大过程的一部分。电子邮件不允许您强制执行此操作。您必须自己成为工作流引擎。您根本无法为Bob创建任务,并且知道Bob完成任务后,将自动为该过程中的下一个人员分配任务以完成任务。

您无法举报

当前已将哪些任务分配给Bob。当前有多少报价正在等待批准。我们每个月平均从客户x得到多少个查询?如果您正在管理团队或业务,则应该能够回答这些问题。事实是你做不到。

电子邮件最初是一种电子通讯工具,应用于此目的。我认为一些较新的通讯工具,例如 松弛 在促进内部沟通方面做得更好,但是即使那样,您仍然需要一种方法来正确管理团队中的任务。

自2000年以来,Adam Shapiro一直从事IT行业 试验鱼数字,专门从事SharePoint开发的软件公司。 2014年,他继续建立 自动驾驶,这是一家基于云的工作流自动化公司,最近还有 自动收集  

亚当·沙普里奥(Adam Shaprio)
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